Lo scanner protocollatore è un particolare tipo di scanner utilizzato nel campo dell'archivistica per catalogare correttamente diversi tipi di atti e documenti all'interno di un registro di protocollo. Questa periferica di input avanzata, infatti, a differenza dei comuni scanner, oltre ad acquisire digitalmente una superficie analogica (ad esempio fogli stampati e pagine cartacee), è anche in grado di stamparci sopra una o più stringhe alfanumeriche che consentono di classificare il documento da archiviare nel registro di protocollo.
Tale strumento viene impiegato soprattutto per l'archiviazione dei documenti da parte della pubblica amministrazione: in particolare, in quella italiana, secondo le attuali norme vigenti (con riferimento al DPR 445/2000[1]), gli enti pubblici devono riportare un numero minimo di informazioni sui documenti cartacei ricevuti o inviati ad altri soggetti pubblici o privati (come ad esempio i cittadini). Per tale motivo, disporre di informazioni di questo tipo su un documento (sia esso cartaceo o digitale) permette al soggetto in questione di eseguirne in futuro la ricerca, potendo facilmente distinguere in modo univoco due o più documenti (in apparenza simili per oggetto, data o altro) fino ad identificare quello di interesse; ad ogni documento viene infatti assegnato un numero di protocollo che, assieme ad altre informazioni, ne determina appunto l'unicità.