Ogni problema con un altro utente o con un amministratore deve essere affrontato con la massima serenità possibile, cercando il dialogo nelle rispettive talk, ed eventualmente sottoponendo alla comunità la divergenza di opinioni o di metodo nella pagina Wikipedia:Richiesta di pareri.
La pagina Wikipedia:Utenti problematici è un ausilio cui ricorrere in ultima ratio, cioè solo quando ogni tentativo di conciliazione sia fallito, vale a dire quando un utente o un amministratore si siano rivelati problematici e non sia stato possibile risolvere la questione con il dialogo con l'interessato, facendo uso di diplomazia, buon senso, rispetto delle opinioni altrui e delle persone come tali e comprensione.
Del ricorso a tale pagina non si dovrebbe mai abusare, sia per evitare alla comunità di Wikipedia un gran dispendio di tempo ed energie, sia per non esacerbare attriti sanabili in altro modo. Inoltre, l'uso improprio di tale pagina è del tutto privo di utilità: le segnalazioni non adeguatamente motivate e nelle quali si presenta un conflitto tra utenti che non si è tentato di conciliare con altri mezzi sono in genere immediatamente chiuse e archiviate.
Essere segnalati come utenti problematici non è e non deve essere considerato un atto di accusa infamante né un attacco personale, tuttavia può non essere gradito a chi è oggetto di tale segnalazione, per cui è conveniente assicurarsi che tali segnalazioni vengano fatte solo quando è strettamente necessario.